Pasos para elaborar un reporte ejecutivo que capte la atención de tus clientes potenciales

El informe o resumen ejecutivo es un documento utilizado para presentar un breve análisis de un proyecto en particular o como justificación del plan de negocios, convirtiéndose en un elemento de gran importancia, ya que en muchas ocasiones el inversor lee primero el informe antes de ver la propuesta de negocio.

pasos para elaborar un reporte ejecutivo

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El informe ejecutivo es útil en diferentes escenarios: para la creación de nuevos productos, presentar una investigación de mercado o analizar la proyección financiera o de ventas de la empresa. Este documento debe ser claro, conciso y utilizar datos específicos.

Al momento de presentar el informe ejecutivo es vital que selecciones el formato adecuado, ya sea en PDF, Word o PowerPoint. Es importante que cuides de la sencillez en el diseño y que sea agradable para el público objetivo.

La mejor forma de hacerlo es mediante un resumen ejecutivo. Si nunca has escrito un resumen ejecutivo, este artículo tiene todo lo que necesitas saber para planificarlo, redactarlo y compartirlo con tu equipo.

Imagínalo de esta manera: si los participantes clave solo leyeran tu resumen ejecutivo, tendrían toda la información que necesitan para realizar con éxito sus tareas? Si es así, tu resumen cumplió su propósito.

La principal diferencia entre un resumen ejecutivo relativo a la gestión de proyectos y un resumen ejecutivo más tradicional en un plan de negocios es que el primero debe crearse al comienzo de tu proyecto, mientras que el segundo debe crearse después de haber redactado el plan de negocios. Por ejemplo, para redactar un resumen ejecutivo de un estudio ambiental, deberías compilar un informe sobre los resultados y hallazgos una vez finalizado el estudio. Pero en el caso del resumen ejecutivo en el ámbito de la gestión de proyectos, es deseable abarcar lo que el proyecto pretende lograr y por qué esos objetivos son importantes.

Termina con una conclusión sobre la importancia del trabajo. Esta es otra oportunidad para reiterar por qué el problema es importante y por qué es importante el proyecto. También puede ser útil hacer referencia a tu audiencia y cómo tu solución resolverá su problema. Por último, incluye los pasos relevantes subsiguientes.

Si nunca antes has redactado un resumen ejecutivo, es posible que sientas curiosidad por saber cómo se relaciona con los otros elementos de la gestión de proyectos. A continuación, compararemos los resúmenes ejecutivos con otros elementos:

Bueno, como mencionamos anteriormente, no todos tienen el tiempo o la necesidad de empaparse de los detalles de tu proyecto y necesitan conocer, de un vistazo, cuáles son las metas y por qué son importantes. Las herramientas de gestión del trabajo como Asana te ayudan a capturar mucha información crucial sobre un proyecto, para que tú y tu equipo tengan claro quién está haciendo qué y para cuándo. Tu resumen ejecutivo está diseñado no tanto para los miembros del equipo que están trabajando activamente en el proyecto sino más bien para los participantes externos al proyecto que desean información y respuestas rápidas sobre la importancia de tu proyecto.

Cada resumen consta de cuatro partes. Consulta nuestra plantilla para redactar un excelente resumen ejecutivo. Una vez que lo hayas redactado, vuelve a leerlo para asegurarte de que incluya toda la información relevante que los participantes deben conocer.

Al comienzo de tu resumen ejecutivo, empieza por explicar por qué este documento (y el proyecto que representa) es importante. Tómate tu tiempo para describir cuál es el problema e incluye la investigación o los comentarios de los clientes que hayas recibido. Aclara por qué este problema es importante y relevante para tus clientes, y por qué es importante resolverlo.

Debido a que estás creando tu resumen ejecutivo al comienzo del proyecto, no es un problema si no has establecido todos los entregables y los hitos. Pero esta es tu oportunidad de describir, a grandes rasgos, lo que sucederá durante el proyecto. Si necesitas ayuda para formular una descripción general de los principales entregables y el cronograma de tu proyecto, considera crear una hoja de ruta del proyecto antes de sumergirte en la redacción de tu resumen ejecutivo.

Ahora que has compartido toda esta información importante con los ejecutivos, esta sección final es tu oportunidad de orientarlos para que comprendan el impacto y la importancia de este trabajo en la organización. Qué información deberían llevarse después de leer tu resumen ejecutivo?

No te convertirás en un profesional de la redacción de resúmenes ejecutivos de la noche a la mañana, y eso está bien. Cuando comiences, utiliza la plantilla de cuatro partes que se proporciona en este artículo como guía. Luego, a medida que vayas perfeccionando tus habilidades para redactar resúmenes ejecutivos, debes tener en cuenta algunos errores comunes que debes evitar:

Tu resumen ejecutivo es un documento que cualquier persona debería poder leer y comprender, desde los colaboradores del proyecto hasta los ejecutivos. Recuerda que tú estás mucho más cerca del trabajo diario y las tareas individuales que los demás participantes, así que lee tu resumen ejecutivo una vez más para asegurarte de que no haya vocabulario técnico innecesario. Si es posible, explica el vocabulario técnico o de lo contrario, evítalo.

Conoces este proyecto de principio a fin, pero los participantes no. Una vez que hayas redactado tu resumen ejecutivo, vuelve a revisarlo para asegurarte de que el resumen sea independiente. Existe algún contexto que los participantes necesiten conocer para comprender el resumen? De ser así, incorpóralo en tu resumen ejecutivo o considera vincularlo como información adicional.

Tu resumen ejecutivo es un documento vivo, y si se te escapa un error tipográfico, siempre puedes volver a él y corregirlo. Pero nunca está de más revisar o enviárselo a un colega para que le eche una mirada.

Saber cómo elaborar el resumen ejecutivo en tu empresa es indispensable para el lanzamiento de cualquier negocio. Junto al elevator pitch, sirve para presentar el proyecto a posibles inversores, darlo a conocer a mentores y presentarlo en instituciones en busca de subvenciones u otro tipo de ayudas. Todo ello de forma muy breve y atractiva, tratando de captar la atención pero sin utilizar fuegos artificiales que le resten credibilidad.

El resumen ejecutivo es una de las partes fundamentales del plan del negocio, pero también funciona como un documento independiente. Ofrece en una extensión máxima de dos o tres folios toda la información básica para presentar y defender un proyecto empresarial.

No hay ningún modelo establecido, si bien la práctica ha asentado ciertos usos que veremos a continuación. En todos los casos hay que tener especial cuidado en su presentación y en la elección del lenguaje y redacción. Debes tener en cuenta estos consejos para la redacción de un resumen ejecutivo:

Un breve encabezado con el nombre de la empresa y los datos de contacto es fundamental para poder ubicar a la empresa que presenta el resumen ejecutivo. Incluye también otro tipo de información básica sobre tu empresa, como quién y cuándo se inició el negocio, qué rol cumple y dónde se encuentra.

De la misma forma, cuando trabajamos en una empresa en la que nos encargan desarrollar un proyecto, el resumen que entregamos a la dirección para que, sin leer nuestro informe, estén al tanto de todo, es el informe ejecutivo.

En el ámbito de los negocios, los tomadores de decisiones pocas veces tienen tiempo suficiente para atender propuestas. Por eso, recursos como el informe ejecutivo te pueden ayudar para que en una sola página se enteren sobre el proyecto que estás proponiendo.

El informe ejecutivo representa una gran ayuda para presentar el resumen de un proyecto o documento extenso, ya sea para uso interno o fuera de la organización. Se ha popularizado, sobre todo, para presentarlo a inversionistas en la búsqueda de un respaldo financiero para poner en marcha un producto, servicio o una activación.

A continuación podrás ver qué es un informe ejecutivo y las partes que lo integran. Adicionalmente, hemos creado un ejemplo utilizando la plantilla de informe ejecutivo de HubSpot, para que observes cómo hacer uno de forma rápida y sencilla.

El informe ejecutivo es un resumen de otro documento más extenso y detallado, que sirve para brindar un panorama concreto y puntual sobre un proyecto. Al concentrar las claves del documento original facilita su lectura y su enfoque en lo esencial.

El informe ejecutivo no requiere que dividas el contenido con títulos o subtítulos; puedes hacerlo con una redacción fluida, pero centrándote en una idea por párrafo. Con base en nuestra plantilla de un informe ejecutivo de HubSpot ubicamos 5 partes fundamentales para este documento.

Tu documento original será la base para que puedas hacer un informe ejecutivo del mismo. Es importante que desde dicho material tengas una estructura clara y bien explicada de lo que estás presentando, ya que así será más fácil resumirlo.

Identifica los puntos clave del documento original, es decir, qué se propone, cómo se hará, los beneficios, los objetivos, el alcance, entre otros aspectos. Utilicemos nuestra plantilla de informe ejecutivo de HubSpot para ir desarrollando, paso a paso, el ejemplo.

Pensemos en una empresa que ha está desarrollando un software de administración de flotas y busca inversionistas para terminarlo y lanzarlo al mercado. El documento original aborda la importancia de este tipo de soluciones para el mercado del autotransporte y está redactado en unas 20 páginas. El siguiente será su informe ejecutivo.

Ya casi terminas tu informe ejecutivo, así que en este penúltimo párrafo trata de abarcar algunas consideraciones importantes o establece alguna de las objeciones para las que ya tienes una solución. 2ff7e9595c